Lexique billet : billet d’invitation d’un enfant en tant que...
Read More
-
By:
- Marion Rochas
- Commentaires fermés sur PLA-Planificateur : process – Organisation d’un concert
PLA-Planificateur : process – Organisation d’un concert
Rôle
Nom du rôle: PLA-Planificateur
Liste des missions:
Démarchage téléphonique
Hameçonnage
Relance des anciens donateurs
Mission
Nom de la mission: Planification d’un concert
Explication brève de la mission:
Il s’agit d’organiser les différents concerts qui sont prévues dans l’année. L’ORG-Organisateur est celui qui doit être tenu au courant régulièrement de l’avancée de ce process.
Process:
Faire une copie du modèle (tableau de préparation du concert) et le dater comme suit : 2019.09.01. Nom du concert
30 jours avant : définition générale des paramètres :
- date/lieu : quand et où ? autorisation de la principale [Vincent]
- programmation : qui joue ? combien de temps ?
- vérification sur l’agenda Pronote du collège que rien ne s’y oppose
- annonce aux volontaires et éventuels bénévoles (attention, serez-vous disponibles ? en ciblant déjà les missions)
25 jours avant : vérifications et communication
- réception des paramètres et vérifications (excel)
- communication auprès des musiciens, des profs et des chefs de groupes (vérifier disponibilités, et adaptations du programme si nécessaire)
- fixation du programme
- commande de prestation vidéo/photo auprès du producteur Michel
- définition des besoins matériels éventuels ; assignations de rôles à ce sujet si nécessaire (voir avec Maxence qui se met en lien avec les chefs de groupes)
20 jours avant : convocations
- envoi des convocations des musiciens ; mails aux parents des musiciens leur disant que l’enfant doit venir chercher :
- la convocation à faire signer
- l’invitation des parents au concert
- ordre de mission des adultes encadrants avec répartition définitive des rôles (excel)
20 jours avant : commande
- commande de l’affiche auprès du responsable infographie
- vérification sur l’agenda Pronote du collège que rien ne s’y oppose
15 jours avant : réception
- réception des convocations signées ; tamponnage et rendu de la convocation, cochage sur la liste des convoqués
- réception de l’affiche
15 jours avant : invitations (public)
- ouverture du guichet pour les billets (excel) (tous les lundi, mardi, jeudi, vendredi, durant la récré de 10h)
- communication internet par Tam : site internet, réseaux sociaux
- annonce aux musiciens (mail) de l’ouverture de la billeterie
- Pronote : message de Vincent au personnel ; message de Vincent à tous les élèves et parents du collège, indiquant que le guichet est ouvert pour les billets
- affichage au collège (impression, collage aux endroits prévus à cet effet)
10 jours avant : vérifications musique
- communication auprès des chefs de groupes leur rappelant : la tenue du concert ; la programmation ;
- vérification sur l’agenda Pronote du collège que rien ne s’y oppose
- vérification :
- de la commande de production (Michel)
- de la commande de régie (Maxence)
- de la commande de communication (Tam)
5 jours avant : vérification public
- réception billets/invitations parents
- vérification du nombre dans le public (jauge : 80 personnes) ; éventuellement, fermeture du guichet
2 jours avant :
- fermeture du guichet (affichette sur la porte A202)
- mail à tous les participants (chefs de groupes, volontaires, musiciens, leurs parents) pour rappeler la tenue du concert
- rappel du concert sur Pronote (par Vincent : au personnel)
- imprimer et afficher sur porte A202 : tableau des rôles ; programme du concert
Jour du concert :
- prise de vidéo et son ; mixage ; gestion coulisses ; police ; accueil ; gestion échauffements ; etc. [voir la liste des rôles]
Après concert :
- désaffichage au collège
- communication sur internet (compte-rendu de concert) et montage vidéo