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By:
- Marion Rochas
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Réaliser un reçu fiscal
Lorsqu’une personne physique ou morale effectue un don (monétaire ou matériel) à une association, celle-ci peut, sous certaines conditions, émettre un reçu fiscal en échange.
Concrètement, le reçu fiscal est un document normé, de type CERFA, permettant au donateur de bénéficier d’une réduction fiscale d’une partie du don.
Nous utilisons les reçus fiscaux pour :
- Chaque don défiscalisé de matériel démarché par les téléphonistes.
- Les frais d’inscription des familles pour les cours
Dans l’association, les directeurs et administrateurs peuvent éditer les reçus fiscaux.
PARTIE 1 : Définition du donateur et du don sur Google Sheets
1. Créer le donateur dans la feuille « Def. Donateurs »
Renseigner NOM (capitales), Prénom (première lettre en majuscule) : ceci sera utilisé à l’étape 2.
2. Rentrer les infos du don dans la feuille « Def. Reçu fiscaux »
Choisir une ligne vide qui porte un numéro de don en première colonne et ajouter le nom du donateur à la suite de ce numéro. Ainsi le nom du don sera par exemple : « RECU-DON-I-2022-012-BASSET »
Valeur inscrite : rentrer le montant total du don (s’il y a plusieurs éléments, la somme de tous les éléments)
Type : le type de don (en nature pour du matériel et monétaire pour de l’argent)
Date : rajouter la date d’aujourd’hui format JJ/MM/AAAA
Nom Prénom : Dérouler avec le petit triangle jusqu’à trouver le nom du donateur, créé à l’étape 1
Adresse ; Mail ; Téléphone : il faut aller rechercher les infos dans le fichier Leboncoin en recherchant le nom du donateur.
3. Remplir les informations sur la feuille « DEM-Matériel »
Remarque : Si un don comporte plusieurs pièces (exemple 2 guitares et 1 batterie), il faudra faire une ligne pour chaque matériel (ici 3 lignes)
Cote : ne rien remplir, cela sera rempli une fois le matériel rapatrié
Source : Faire défiler avec le triangle et rechercher le numéro de don : Ex: « RECU-DON-I-2022-012-BASSET »
Valeur : remplir la valeur de chaque élément du don.
Description : Important ! Remplir ce champ avec le plus d’informations possibles à propos du matériel en question (couleur, numéro de série, marque etc..)
Attention : ne pas sauter de ligne au sein de la description. Cette description doit se faire d’un bloc, en utilisant des virgules ou points virgules, à partir de toutes les données envoyées par le donateur (plus on est rigoureux et précis à cette étape, plus l’inventaire en sera facilité par la suite). Par exemple : « Ordinateur portable Asus XW-198635 datant de 2015 ; 16 Go Ram, i3 5e génération, 15 pouces, disque dur 500 Go, en bon état, avec housse bleue abimée, l’alimentation, trois câbles USB, la crémière »
PARTIE 2 : Création du reçu fiscal sur Google Docs
1. Créer le document du reçu fiscal sur GDoc
Trouver le bon dossier : ici : DONS > Dons 2022 > Dons en nature 2022
Faire un clic droit sur un reçu fiscal pré-éxistant et cliquer sur « Créer une copie«
2. Ouvrir le document et le renommer
Cliquer sur la copie tout juste créée et changer le nom par le numéro de don (ici : « RECU-DON-I-2022-012-BASSET »)
3. Remplir le document
Page 1 : en haut à droite modifier le nom du don
Page 2 :
NOM, Prénom, Adresse
Rentrer la valeur du don et l’écrire en toutes lettres
Remplir la date du don
(5) Descriptif : remplir l’entièreté des éléments du dons. Vous pouvez faire un copié-collé depuis Def-Reçus fiscaux dans la colonne T « Liste »
Modifier la date dans la partie signatures
PARTIE 3 : Vérification et envoi du reçu fiscal
1. Bien relire et vérifier le reçu fiscal
2. Envoyer le reçu fiscal par mail :
Sur le document, cliquer sur Fichier puis Mail et envoyer par mail en rentrant l’adresse mail du donateur.
3. Envoyer les infos dans la mail
Avant de cliquer sur l’envoi, cocher « recevoir une copie » et dans « Message », copier coller ce modèle, en apportant des modifications si besoin.
« Bonjour,
Et merci pour votre don.
Je vous prie de confirmer l’intégralité de ce reçu fiscal par retour de mail ce qui officialisera votre don en indiquant « Le reçu fiscal est conforme au don » ou bien de nous notifier les corrections à apporter. Nous conviendrons alors des modalités de réception.
Très cordialement,
Dewy Besson, 0603663687
https://www.helloasso.com/associations/tous-a-la-musique. «
4. Dans la feuille Def-Reçus fiscaux , dans la colonne « Etat », changer pour « Envoyé ».
A ce stade, il faut attendre la validation du donateur par retour de mail.
PARTIE 4 : Validation du reçu fiscal par le donateur
Nous sommes dans le cas de la réception par mail de la confirmation du reçu fiscal par le donateur
1) Inscrire « Validé » dans la colonne B (Etat) de la feuille « déf – Reçus fiscaux »
2) A ce stade, le reçu fiscal est validé, il faut donc demander le rapatriement de toute urgence.