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By:
- Cécile Fournier-Duarte
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Concert : Inscription des élèves
Organisation des concerts
INSCRIPTION DES ELEVES
Chaque concert s’organise via un ticket sur Discord. C’est le départ de toute l’organisation puisque c’est par ce biais que les professeurs vont pouvoir inscrire leurs élèves.
Un concert = 1 ticket, lequel mentionne la date et l’antenne.
Le rôle des professeurs
Pour inscrire un élève à un concert, les professeurs doivent obligatoirement poster un message dans le salon du concert concerné.
Le message doit contenir les informations suivantes :
- Nom et Prénom de l’élève
- Morceau.x joué.s
- durée approximative du ou des morceaux.
Il est obligatoire de communiquer toutes ces informations à l’organisateur. L’inscription peut ne pas être prise en compte si cette condition n’est pas respectée.
Toute inscription donne lieu à une fiche technique qui sera ensuite communiquée à l’équipe son. Ce document récapitule les besoins techniques sur scène du ou des élèves qui passent. C’est essentiel pour l’quipe technique d’avoir ces informations en avance afin d’organiser au mieux les changements de plateau, mais également les balances d’avant concert etc.
Le rôle du ou des organisateurs
L’organisateur.ice effectue une veille sur les tickets de concerts.
C’est à lui de valider les inscriptions ou non. L’organisateur se réserve le droit de refuser une inscription s’il manque des informations, si le programme du concert est déjà complet et/ou si le concert manque de diversité (auquel cas, il peut proposer une autre date à l’élève en fonction), ou si il s’agit d’un concert long et que l’élève concerné est déjà passé plusieurs fois en concert.
Le programme définitif est toujours validé par l’organisateur et communiqué par ce dernier aux professeurs via le ticket Discord.
Infos complémentaires :
- Pour fixer le programme, l’organisateur peut réaliser une estimation de la durée totale du concert, en prenant en compte la durée des morceaux et des changements de plateau. Dans l’idéal, le concert dure minimum 45m (voire 1h) et max 1h30. Au delà d’une heure et demie, l’évènement devient vraiment long à supporter pour tout le monde.
- L’organisateur peut s’il le souhaite épingler un message dans le salon du concert afin de mettre à jour régulièrement le programme, selon les modifications, et nouveautés apportées par les professeurs.
Dates
Les tickets des concerts sont crées en avance, si possible tous d’un coup pour permettre aux professeurs d’anticiper sur l’année.
L’organisateur communique une date limite d’inscription pour chaque concert, et relance les professeurs à l’approche de la date limite.
Un message de clôture des inscriptions est posté à la date définie.
Projets d'améliorations
Un projet est actuellement à l’état de mort cérébral sur un nouveau procédé d’inscriptions des élèves.
L’objectif étant de faire passer les inscriptions par un formulaire google qui génèrerai de lui même des fiches techniques envoyées directement à la régie. Le formulaire pourrait même avoir un calcul qui détermine la longueur du programme pour un concert donné, et clôture de lui même les inscriptions en interdisant l’accès aux formulaire en fonction. A développer donc.