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By:
- Cécile Fournier-Duarte
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Bien débuter à TalM – (4) Les outils numériques
Bien débuter à Talm - (4) Les outils numériques
Pour que l’équipe fonctionne, il est nécessaire d’avoir une très bonne communication interne. Cela passe par l’utilisation d’outils numériques qui permettent de centraliser les informations d’une part, et d’autres part, de garder une trace de tout ce qui est réalisé pour l’association.
Voici une première explication de chacun des outils que nous utilisons et pourquoi nous les avons choisis.
Pour chaque nouveau venu, une adresse mail professionnelle est crée. C’est une adresse @tousalamusique qui permet ensuite d’utiliser les outils de la Suite Google. Les adresses mails personnelles ne sont jamais utilisées.
L’équipe est grande et il est impossible de connaître les vies de chacun par coeur. C’est pourquoi nous utilisons des agendas partagés qui permettent de connaître les disponibilités d’une personne.
Avantages : Lorsque l’agenda est bien tenu et regardé régulièrement, il n’y a pas de mauvaise surprise (absences, évènement imprévu etc). Il devient possible d’anticiper les choses. De plus chaque personne est au courant des activités de l’association en regardant régulièrement son agenda.
Inconvénients : il faut être rigoureux sur l’utilisation de l’agenda pour ne pas induire en erreur les autres membres de l’équipe.
Pour un article plus détaillé sur l’agenda Google et son utilisation clique ici
Discord et un réseau social que nous utilisons pour absolument tout ce que nous faisons.
Un sujet doit être discuté, débattu ? Discord !
Quelqu’un a une idée ? Discord !
Une information importante doit être communiquée à toute l’équipe ? Discord !
Si il y a un problème et qu’il est compliqué de trouver un moment pour en parler. Un endroit spécifique est dédié à chacun des volontaires de manière individuelle sur Discord (seul le volontaire concerné et les membres encadrants peuvent y avoir accès)
Absolument tous les aspects de l’association trouvent un endroit dédié sur le/les serveurs Discord Talm. Il est donc obligatoire d’utiliser ce réseau et d’y être très assidu. Tous les jours il y a beaucoup d’informations qui y circulent et tout le monde a la responsabilité de se tenir au courant des dernières nouvelles.
Pour un article plus détaillé sur Discord et son utilisation c’est ici.
L’association fonctionne aussi par un partage du travail effectué. Nous utilisons donc des Drives partagés sur Google. Toute personne qui travaille sur un document relatif à son travail dans l’association doit réaliser ce travail directement depuis le Drive partagés.
L’utilisation de son Drive personnel Talm est proscrite. Plusieurs raisons à cela :
- Une autre personne peut vouloir participer au travail entamé, et ne pas y avoir accès si le doc n’est pas sur le Drive partagés
- Le doc peut être supprimé par mégarde
- Il est possible de voir le travail fait en temps réel et de s’assurer pour l’équipe encadrante que le travail est fait.
Messenger est utilisé uniquement pour prévenir des urgences.
La conversation Messenger Talm n’est pas voué à être un espace de discussion très poussé puisque pour cela il y a Discord.
En revanche, c’est très pratique pour prévenir d’une absence de dernière minute, pour prévenir d’un problème important qui nécessite une réaction rapide de l’équipe.
Les retards exceptionnels sont aussi communiqués sur Messenger.
En tant que volontaire il est primordial que tu utilises les méthodes de communication de l’association. Certains outils sont plus instinctifs que d’autres, alors si tu rencontres une difficulté quelle qu’elle soit dans la prise en main de l’un des outils cités plus haut, n’hésite pas à demander de l’aide. Nous t’expliquerons avec plaisir la marche à suivre pour régler tes difficultés. D’ailleurs, il y a déjà plusieurs tutos existants sur les Coulisses.