Le rôle et les missions du secretaire de scolarité
Le ou la secrétaire de scolarité fait le lien entre les élèves et l’association. Il communique à la fois avec les parents d’élèves, les élèves et les professeurs.
- Capacité de communication
- Sens de l’organisation
- NE SURTOUT PAS avoir peur des Google Sheet
- PRO-Professeurs
- PLA-Planificateur : en cas de remplacements et absences etc pour que cela soit inscrit dans les agendas
- DIR-Directeur : en cas de problèmes avec les parents d’élèves et les élèves
Les missions :
Inscrire un nouvel élève
Etape 1 : Inscrire l’élève sur un créneau via le fichier de scolarité
- Aller sur le fichier de scolarité de l’antenne concernée
- Aller tout en bas du fichier pour trouver un emplacement vide
Renseigner : Nom, Prénom, Classe - Dans “remarque” Renseigner les infos importantes (disponibilités, instrument et groupe souhaité etc…) le tout mentionnant votre initial et la date
- Dans la colonne « Cours (horaire) n*1) , cliquer sur le 🔽 pour afficher TOUS LES CRÉNEAUX DISPOS
- Trouver un créneau qui correspond aux dispos de l’élève et cliquer dessus
- Vérifier que la cellule passe soit en bleu, soit en vert. Si orange, il y a un problème (voir JLOUHFMUFH)
- Écrire un papier à l’élève pour ne pas qu’il oublie son créneau et lui demander de le noter sur son emploi du temps
Etape 2 : Rajouter l’élève sur le fichier d’appel
- Pour cela il faut se rendre sur le fichier d’appel
- Aller sur la feuille du jour concerné et sur la ligne du cours concerné
- Cliquer tout à gauche de la ligne concernée pour sélectionner toute la ligne
- Clique droit > “Insérer une ligne en dessous”
- Selectionner les les cellules Vertes, Jaunes et Bleues > cliquer sur “Format”> “Fusionner les cellules”> selectionner “Fusionner verticalement”.
- Sur la nouvelle ligne, dans la section violette, inscrire NOM et PRÉNOM de l’élève.
- Ajouter une remarque dans la cellule correspondant à la date de son premier cours.
- Pour insérer une remarque, on se rend sur la cellule concernée et on la sélectionne. Puis Clique droit > insérer une remarque. Un petit encart s’ouvre et let’s go il ne reste plus qu’à écrire. Une fois la remarque terminée, cliquez n’importe où ailleurs, l’encart se ferme, et un petit signet noir s’ajoute à la cellule pour signifier qu’une remarque a été écrite.
Etape 3 : Informer le professeur sur son casier Discord de l’arrivée d’un nouvel élève
- Se rendre sur le serveur Discord de l’antenne concernée
- Se rendre sur le casier du prof concerné (par exemple : “Cécile-casier”) en indiquant qu’un nouvel élève s’est inscrit à son cours et sans oublier de le mentionner
Etape 4 : Ajouter l’élève sur l’appel de la pochette du professeur
- Trouver la pochette du prof (qui se trouve dans l’armoire marron foncée en A202)
- Prendre la petite pochette du cours en question et noter le nouvel élève sur sa fiche d’appel (sur la première page de la pochette)
Etape 5 : Créer un badge pour l’élève
- Trouver la boîte à badge
- Prendre un badge papier et le remplir avec les créneaux de l’élève, avec
Si toutes ces étapes ne sont pas systématiquement faites à chaque inscription, cela nécessitera un gros travail ensuite pour synchroniser les différents fichiers : ce qui est très pénible et engrange des problèmes. |
Réinscrire un élève
Si un élève est déjà inscrit à Clem’en’zik, tu le retrouveras dans le fichier de scolarité (en effectuant une recherche “Ctrl+F” et en cherchant son nom), il suffira donc de :
- Renseigner sa classe (elle aura changé)
- Renseigner ses disponibilités
- Le caler dans un créneau de cours (idem que point d’avant)
Après cela il faut mettre à jour plusieurs choses :
- Aller sur le fichier d’appel et noter l’élève sur le créneau qui correspond
- Informer le professeur sur son casier Discord de l’arrivée d’un nouvel élève
- Ajouter l’élève sur l’appel de la pochette du professeur
- Mettre à jour le badge de l’élève
Changer le créneau d’un élève
ATTENTION : Ne pas changer de créneau pour une raison de “confort” !! Il est trop compliqué de changer tout le temps les élèves que cela arrange de changer. Les raisons acceptées :
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Si justificatif valable:
- Il faut alors voir quand l’élève serait disponible pour un nouveau créneau et quand il est possible de créer un nouveau créneau
Désinscrire un élève
La désinscription d’un élève doit forcément passer par Vincent ROLLIN.
→ demander à l’élève de voir directement avec Monsieur ROLLIN
→ demander à l’élève un mail explicatif des parents à “scolarite@clemenzik.com”
Si la désinscription est validée :
- Aller sur le fichier de scolarité
- Mettre le statut de l’élève en “abandon”
- Supprimer les cours de l’élève
- Supprimer l’élève sur le fichier d’appel et sur l’appel papier du prof et prévenir le prof sur son casier
Il s’agit de passer dans chaque cours durant ton horaire de scolarité et faire l’appel. En cas d’absence injustifiée, il faudra appeler les parents via le téléphone de scolarité.
I – Passer dans les salles de cours
Chaque professeur est tenu de faire son appel sur sa pochette papier.
II – Consigner les présences et absences sur le fichier d’appel
> Fichier d’appel CZ
> Fichier d’appel VM
–> Aller sur le jour et l’heure concernés
–> Pour une présence, noter « p », absence « a » et justification « j »
III – Verifier les absences
Pour chaque absence :
1. Vérifier sur Pronote si il y a une justification (absence prévenue sur Pronote, maladie etc..) –> voir ici
2. Si pas de justification Pronote, appeler les parents via le téléphone de scolarité
3. Noter la raison de l’absence sur le fichier de scolarité en faisant un clic droit sur la cellule concernée et « ajouter une remarque » puis indiquer la raison
Il est primordial que les élèves s’inscrivent sur Discord pour pouvoir communiquer avec leurs profs.
Il existe un petit papier récapitulatif pour l’inscription sur Discord qui se trouve sur le tableau d’affichage en A202 dans une enveloppe “Liens DISCORD pour élève” trouvable également sur le Drive “invitations Discord”.
Etape 1 : Compte Discord
Si l’élève a déjà un compte Discord : passer à l’étape suivante |
Créer un compte Discord à l’élève
- E-mail (si possible l’adresse mail personnelle de l’élève) ou Numéro de téléphone
Attention : création de compte via Téléphone est uniquement possible via la version Discord pour téléphone |
- Mot de passe reconnaissable
- ATTENTION la date de naissance doit être avant 2005 !!
Si l’élève a moins de 13ans , mettre une date antérieure à sa vraie date de naissance
- NOTER toutes ces informations sur un papier afin que l’élève n’oublie pas
Etape 2 : Lien d’invitation au serveur
Pour inviter quelqu’un sur un serveur, il faut passer par un lien d’invitation.
ATTENTION
Il faut bien faire attention à choisir le lien d’invitation qui est sans date limite ni sans nombre d’invités limité.
- Aller sur le serveur de l’antenne concerné (CZ ou VM) et aller sur le salon “nouveaux arrivants”
- sur téléphone : Aller tout en haut sur le bouton « + inviter »
sur PC : Cliquer sur le nom du serveur en haut et cliquer sur “inviter des gens”
- Si il est écrit « ton lien d’invitation expire dans (…) » il faut cliquer sur « modifier le lien d’invitation » (en bleu)
> Expire après : cliquer « Jamais »
> Utilisations maximum : cliquer sur « ∞ »
- Appuyer sur « copier le lien » et l’envoyer ou le faire écrire à vos élèves pour qu’ils puissent entrer dans le serveur.
Voici le lien d’invitation que l’on peut copier-coller pour CZ : https://discord.gg/BgtMSgRnPq
Etape 3 : Arrivée dans le serveur
L’élève doit noter le lien d’invitation sur la barre de recherche sur internet et se connecter à Discord
Une fois arrivé sur le serveur, l’élève doit créer un ticket pour noter son prénom, nom de famille et infos de cours.
Etape 4 : La scolarité s’occupe de l’élève
Quand tu fais des heures de scolarité tu auras comme mission de terminer l’inscription de l’élève sur Discord ce qui implique :
- Renommer l’élève par son Prénom et Nom
Cliquer sur la photo ou le pseudo de l’élève et changer le pseudo en “Prénom NOM” afin qu’il soit facilement reconnaissable… parce que “Fox Girl 33” c’est pas terrible..
- Ajouter les bons rôles à l’élève
Cliquer sur la photo ou le pseudo de l’élève et ajouter les rôles en fonction des cours pris.
Par exemple : @Elève ; @EleveClaviers ; @EleveAtelierMusical (si l’élève prend des cours de piano et de groupe).
Il faut ensuite rajouter un rôle temporaire : “@Appelé” → il servira ensuite pour les étapes suivantes.
- Ajouter l’élève sur ses salons de cours sur Discord
- Informer le professeur de l’arrivée de son élève sur Discord
- Supprimer le ticket d’accueil de l’élève et l’informer de la fin de son inscription sur le Discord
Voir la FAQ des questions des élèves en dessous
