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By:
- Marion Rochas
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Inventaire du matériel
Fichier Inventaire
Pour l’inventaire c’est simple tout est regroupé sur un seul et même document.
Chaque instrument inventorié a deux numéros :
Un numéro d’inventaire : qui est associé à un reçus fiscal ou une ligne d’un reçus fiscal
Ex : 1387Une cote : qui détermine le nombre d’instruments de la même catégorie, et qui permet de classifier les instruments par type.
Les deux premières lettres indiquent le type de matériel (ex: GC pour Guitare Classique)
Ex : GC-004
1. FEUILLE DEM-Matériel : Il s’agit de la première dont on a besoin pour inventorier un instrument :
On retrouve donc plusieurs colonnes :
Cote : Il s’agit d’un calcul, interdiction formelle de modifier cette colonne
Num : correspond au numéro d’inventaire de la ligne (et donc de l’instrument/objet associé)
Source : détermine le reçus fiscal associé à la ligne
Il commence par « DON » puis on trouve l’année du don, puis un numéro, puis le nom du donneur
Ex: « DON-I-2020-020-ROLLINValeur : donne la valeur de l’objet (en euros)
Description : description de l’objet/instrument associé à la ligne
Les autres lignes ne sont pas utiles ici.
IMPORTANT : Pour bien comprendre le process, il faut comprendre qu’un reçu fiscal va avoir autant de ligne sur cette feuille qu’il comporte d’éléments défiscalisés.
Si un donateur fait don de 3 guitares, alors il y aura un numéro de reçu fiscal (DON-…) mais bien 3 lignes et donc 3 numéros d’inventaire et 3 côtes.
Le total de la valeur de ce Don se trouve dans une autre feuille du document.
2. FEUILLE INS-Inventaire : C’est la deuxième feuille du document dont nous avons besoin.
Dans cette feuille tu vas lier une côte au numéro d’inventaire, mais également donner tous les détails qui permettront d’identifier l’instrument, ainsi que d’avoir des indications sur l’état général de l’instrument. C’est également ici que les informations sur la localisation de l’instrument seront consignées. (contrat de prêt, nom de l’élève à qui l’instrument est prêté etc).
Process :
Exemple : Je dois inventorier une pédale d’effet pour guitare
1. Chercher l’instrument
- Observer le matériel pour trouver les caractéristiques particulières (marque, modèle, numéro de série)
J’observe donc ma pédale : il s’agit d’une pédale violette, de la marque Behringer. Il est écrit “Power Overdrive PO300”, j’ai un numéro de série au dos.
- Faire une recherche sur la feuille DEM-Matériel avec un Ctrl+F
Il faut chercher le modèle, numéro de série ou marque etc.. jusqu’à trouver
En cherchant dans le fichier par marque, modèle, je trouve cette ligne :
2. Retenir le numéro d’inventaire correspondant
Ici le numéro est : 2954
Dans la feuille INS-Inventaire
1. Trouver quelle initiale correspond à mon matériel
Pour cela, il faut chercher du matériel similaire et prendre cette initiale.
Ici, en recherchant les autres pédales d’effet, je vois qu’elles sont associées à l’initiale « SG » : Sonorisation Guitare
2. Trouver la dernière cote enregistrée pour cet initiale
Il faut aller jusqu’en bas de la partie consacrée à l’initiale concernée et trouver la dernière en date
Ici, la dernière enregistrée est la SG-108 donc nous allons inventorier la SG-019
Je vais donc me rendre à la fin du document.
3. Dans la colonne numéro, rentrer le numéro trouvé à l’étape 1
Ici, je rentre 2954.
4. Dans la colonne Cote, ajouter la cote trouvée juste avant
Ici, je rentre SG-019 (pas 018)
La colonne en jaune est un calcul, elle se remplie toute seule.
On va remplir toutes les autres colonnes, après avoir fait l’étape 2.
Colonne :
Photo : inutile
Type : Dans notre cas “Pédale d’effet”
Marque et modèle : dans notre cas « Behringer Power Overdrive PO300”
Détail d’identification : Pédale Violette avec 4 potards (Level/phat/power/drive)
N° de série : S0701422528
Il faut mettre le + d’infos possibles pour que le matériel soit retrouvable par la suite.
Etat : nous n’avons pas testé la pédale donc on ne remplit rien.
Précision sur l’état : On peut donc noter “Non testé”
Localisation : Il y a un menu déroulant avec les salles possibles (CZ et VM confondu). Dans notres cas on va indiquer “VM salle de musique” car c’est là qu’elle se trouve
Les colonnes jaunes ne sont pas utiles, on ne les remplit pas.
Usage : idem il y a un menu déroulant. Nous mettons “TALM régie”
Prêt : Oui ou non, ici ce sera Non
Contrat de prêt : lorsque l’instrument est prêté, on indique le numéro du contrat de prêt ici. Voir process prêt.
Une fois le tout rempli on peut passer à l’étape suivante.
C’est très simple, il suffit de coller une petite étiquette sur l’instrument avec le numéro d’inventaire et la cote, comme ceci :
Il s’agit de prendre des photos de l’instrument. 3 en tout
Photo de l’étiquette
Photo de l’instrument dans son ensemble
Photo du numéro de série
Sur la feuille RAP-Dépôt à l’entrepôt, mettre à jour les infos quant aux étapes de l’inventaire
1. Rechercher à l’aide d’un CTRL+F, le numéro d’inventaire de l’instrument.
Je recherche 2954
2. Remplir les cases
Les cases en roses sont issues d’un calcul et se remplissent automatiquement. Si ce n’est pas le cas, voir dans l’annexe des cas particuliers.
Dépôt/Récolement : On met OK
Lieu : en fonction de l’Antenne on indique l’une ou l’autre.
Date : en cliquant sur la cellule, un calendrier s’ouvre, mettre la date du jour
Receveur : Si on inventorie à VM, on met “DewyB” si on est à CZ on met “VincentR”
Étiquette : si on a bien mis l’étiquette on met oui
Photo : si on a bien pris les photos on met oui
Une fois tout ça fait, la ligne passe en vert, et l’instrument est inventorié.
Dernière petite étape : mettre les photos sur le Drive.
1. Se rendre sur le dossier “Photos liées à l’inventaire”
2. Entrer dans le dossier correspondant au type de matériel concerné.
Dans notre cas nous mettons les photos dans le dossier Guitares.
3. Renommer chaque photo
Suivant le modèle : “cote/numéro d’inventaire/ordre photo”.
Chaque instrument a au moins 2 photos, pour les différencier on indique en plus de la cote et du numéro d’inventaire une lettre pour chaque photo.
Dans notre cas les photos portent les noms suivants :
SG-109 2954 A
SG-109 2954 B
SG-109 2954 C
Si vous n’avez pas le temps de renommer les photos directement, vous pouvez créer dans le dossier “Photos liées à l’inventaire” un dossier à votre nom et les renommer plus tard.
Avant de passer à la suite, teste des connaissances !