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By:
- Cécile Fournier-Duarte
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Partager son agenda Tàlm
Partager son agenda : Mode d'emploi
L’agenda est d’un agent est la manière la plus simple de savoir si la personne en question est disponible pour une réunion, un remplacement ou autre.
Il faut donc que chaque personne puisse avoir accès aux disponibilités de tout le monde. Pour ce faire Google agenda donne la possibilité à tout utilisateurs d’un agenda google, de partager ce dernier avec qui bon lui semble.
Chaque volontaires va donc partager son agenda, d’une part avec les adresses mails de gestion (destinées aux membres encadrants), d’autre part à une adresse mail accessible par n’importe quel agent qu’il soit volontaire ou non.
Sur ton agenda Google, clique sur les 3 points a côtés du nom de l’agenda que tu souhaites partager, puis clique sur « Paramètres et partage »
Clique ensuite sur « Partager avec des personnes en particulier »
Tu peux maintenant cliquer sur « Ajouter des contacts »
Une fenêtre s’ouvre et tu peux rentrer les adresses mails à qui tu souhaites partager ton agenda.
Partage d’abord ton agenda aux adresses administrateurs :
- planificateur@tousalamusique.com
- role.administrateur@tousalamusique.com
Pour les autorisations tu selectionnes : « apporter des modifications et gérer le partage »
Dernière étape, le partage aux autres volontaires. Cela passe par l’adrese agenda@tousalamusique.com à laquelle tout le monde a accès.
Attention ! Cette fois dans les autorisations met simplement « afficher le détails des évènements » afin que ton agenda ne puisse pas être modifié par n’importe qui.
Pourquoi dois-je partager mon agenda à tout le monde ?
L’agenda talm est le seul moyen pour quelqu’un de connaître tes disponibilités. Aussi, si une réunion doit être planifiée et que tu es concerné par cette réunion, il est pratique de connaître tes disponibilités pour déterminer le meilleur moment. Par ailleurs en faisant cela tu auras un évènement en attente de réponse et si tu ne peux pas y assister, tu pourras toi aussi proposer une date.
Ton agenda talm ne doit être consacré qu’à ton activité dans l’association. Tes activités, rdv persos ne doivent pas y figurer car cela ne regarde que toi. Les membres de l’association ont simplement besoin de connaître tes indisponibilités sans pour autant en avoir le détail.
L'adresse mail agenda@tousalamusique
Cette adresse est accessible à tous en utilisant les codes de connexions suivants.
login : agenda@tousalamusique.com
Mot de passe : tousalamusique