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By:
- Marion Rochas
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Process Agenda
Google Agenda et son utilisation
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Partage des agendas
Google Agenda permet de gérer son propre agenda, tout en consultant plusieurs autres agendas.
Au sein de Tous à la Musique, il est très souvent utile de pouvoir consulter plusieurs agendas comme par exemple l’Agenda des événements de CZ ou de VM, l’agenda de telle personne (car l’on veut organiser une réunion) etc..
Il faut donc s’abonner à des agendas.
PROCESS : Création d'événements
Exemple : un créneau de téléphonie, un créneau de préparation d’un cours sur la méthode, un créneau de publication d’une newsletter, etc.
Dans ce cas, il semble logique de créer le créneau sur votre propre agenda basal « x Prénom Nom ». Puis il vous faut impérativement – je répète, IMPERATIVEMENT – intégrer cet événement au sein de l’agenda du Pôle correspondant.
Attention : tout créneau que vous ajoutez à l’agenda dépend toujours – vous avez compris – d’un pôle : soit Création, soit Education, soit Gestion, soit Intendance.
Par conséquent, tout créneau de travail doit être inscrit dans l’agenda de pôle.
Process :
- Créer l’ « événement » (créneau) dans votre propre agenda basal « x Prénom Nom »
–> avec le bon horaire et avec un titre clair, du type « Méthode violon Olga » (c’est plus simple pour tout le monde quand on met un prénom ou une indication de l’équipe concernée) - Inviter son pôle, ce qui inscrira l’événement dans l’agenda de pôle -> ajoutez dans les invités la bonne adresse parmi : creation@tousalamusique.com ; education@tousalamusique.com ; gestion@tousalamusique.com ; intendance@tousalamusique.com
Exemple : un créneau de réunion ; un travail collectif sur le même créneau ; etc.
Dans ce cas, il semble logique de créer le créneau non pas sur votre propre agenda basal « x Prénom Nom » MAIS directement sur l’agenda du Pôle. Puis il vous faut évidemment vous inviter vous-même, en tant que prénom.nom@tousalamusique.com dans cet événement que vous venez de créer.
Attention : pour cela, il vous faut déjà avoir accès aux divers agendas de pôles.
Pôle Création https://calendar.google.com/calendar/u/0?cid=Y3JlYXRpb25AdG91c2FsYW11c2lxdWUuY29t
Pôle Education https://calendar.google.com/calendar/u/1?cid=ZWR1Y2F0aW9uQHRvdXNhbGFtdXNpcXVlLmNvbQ
Pôle Gestion https://calendar.google.com/calendar/u/2?cid=Z2VzdGlvbkB0b3VzYWxhbXVzaXF1ZS5jb20
Pôle Intendance https://calendar.google.com/calendar/u/3?cid=aW50ZW5kYW5jZUB0b3VzYWxhbXVzaXF1ZS5jb20
Process :
- Aller dans l’agenda du pôle concerné
- Créer un événement avec un titre clair et un horaire précis
- Inviter les personnes concernées (sans vous oublier)
