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By:
- Marion Rochas
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- Tags: Process
Rédaction de process missions à publier sur le site Coulisses
Introduction
Rappel des termes:
Si vous avez quelque doute que ce soit au sujet des termes tels que « mission », « rôle », « pôle » etc.. je vous invite à consulter ce petit guide sur le lexique que nous allons utiliser dans cet article.
A quoi ça sert le site coulisses? :
Ce site a pour but de:
- délimiter clairement les missions réalisées par chacun des rôles, et de détailler la marche à suivre sous la forme de processes écrits, de vidéo tuto, d’image etc..
- rassembler toutes les ressources utiles (référentiels des missions, de leurs process et documentation technique) pour les membres de l’association
- proposer une vue d’ensemble de l’association à l’intention de ses membres
Il aura aussi vocation à présenter toutes les missions exceptionnelles disponibles pour les personnes qui ont des heures non-attribuées, en expliquant le but de ces missions, le nombre de personnes souhaitées, l’urgence du besoin, ainsi que des tutos vidéo/écrits expliquant la marche à suivre.
Ce qui vous est demandé:
Rédiger le process (c’est-à-dire la marche à suivre étape par étape) de chacune de vos missions dans un rôle donné.
COMMENT FAIRE ?
1/ Choisir un rôle
Si vous avez plusieurs rôles (ex: vous êtes AUT-Auteur et RAP-Rapatrieur) concentrez-vous sur un seul rôle à la fois.
2/ Lister les missions
Pour commencer, réfléchissez aux diverses missions que vous êtes amenés à réaliser dans votre rôle.
Attention : certaines missions seront plus rares voire exceptionnelles mais il faut tout de même les noter, même s’il est préférable de se concentrer sur les missions les plus courantes dans un premier temps.
=> Faites la liste de TOUTES vos missions
3/ Choisir une mission
Concentrez-vous ensuite sur une et une seule mission à la fois et tâchez de l’expliquer le plus simplement possible.
Vous pouvez vous poser la question suivante : “Comment expliquer cette mission à un enfant ?”
4/ Rédiger le process de la mission
Expliquez d’abord brièvement en quoi consiste cette mission (cf. étape précédente) puis écrivez les différentes étapes et sous étapes nécessaires pour la réaliser.
On va les lister dans l’ordre chronologique. Evidemment, certaines actions sont conditionnelles, c’est-à-dire qu’on ne les réalise que dans certains cas, il faut noter TOUS les cas de figure.
Exemple d’étape conditionnelle:
Le SCR-Scribe ne réalise l’action “Insérer une vidéo” que SI le cours contient une vidéo
N’importe qui devrait être en mesure de pouvoir réaliser votre mission UNIQUEMENT à l’aide des étapes que vous écrivez.
En clair, le process doit permettre à n’importe quelle personne de comprendre et de pouvoir réaliser une mission. C’est pour cela qu’il doit être clair et précis et respecter le modèle fourni plus bas. Il doit aussi pouvoir être compris par une personne arrivant dans l’association (les volontaires en service civique de l’année prochaine).
N’hésitez pas à ajouter des remarques, des cas de figures et des exemples en tant que commentaire sur le Google Docs de votre process ! Tous vos ajouts seront intégrés au site internet.
5/ Ajouter les ressources et choses utiles:
Vous pouvez ensuite renseigner toutes les ressources que vous utilisez et que vous trouvez utiles ou nécessaires pour votre mission. Il peut s’agir de tickets Discord souvent utilisés, de ressources audio-visuelles par exemple pour les RES-Réseauteur qui se servent dans les ressources du JOU-Journaliste, de documentation technique, de conseils personnels, d’astuces, de sites internet utiles, de remarques etc..
Tout ce qui pourrait servir à un prochain volontaire en service civique ou à un volontaire actuel qui pourrait vous aider ou vous remplacer (ponctuellement ou non) pour une mission.
Puis faites de même avec toutes les missions du rôle que vous occupez !
A chaque fois qu’un process de mission est fini, vous pouvez le partager avec votre responsable de pôle sur Discord..
Celui-ci va le relire et vous faire un feedback.
Une fois qu’il est entièrement corrigé, il sera déposé sur le salon #process-a-integrer puis mis en ligne sur le site de la méthode par les personnes désignées pour accomplir cette mission.
Trame de rédaction du process
Détail du rôle:
→ Nom du rôle:
→ Liste des missions:
Mission 1
Mission 2…
→ Annexes du rôle:
Ici je rajoute tous les liens, tickets, ressources utiles pour le rôle.
Intitulé du drive: Drive partagé → Drive pôle → Drive rôle
Ticket de rôle (Discord): #nom-du-ticket-de-rôle
Liens utiles (si il y en a): www.lien:com
https://drive.google/lien-drive
Détail par mission:
- Etape 1
- sous-étape 1
- éventuelle sous-sous étape 1
…
- éventuelle sous-sous étape 1
- sous-étape 2
- sous-étape 1
- Etape 2
- …..
Liens utilisés:
www.lien.com
https://drive.google/lien-drive
Tickets utilisés:
#nom-du-ticket-de-mission
Exemples de process
Nom du rôle: AUT-Auteur
Liste des missions:
- Rédaction de cours
- Création de cours vidéo
(Ici on a l’exemple d’une mission optionnelle puisque tous les auteurs ne vont pas forcément créer de cours vidéo). - Rédaction de l’arborescence (de l’instrument enseigné)
(Ici on a l’exemple d’une mission ponctuelle puisqu’on ne la réalise qu’au début de l’année et pas chaque semaine).
Détail par mission:
Nom de la mission:
Rédaction de cours :ceci est le process d’une seule mission
Explication brève de la mission:
Nous rédigeons des cours d’instrument selon des compétences et des niveaux. Ces cours sont ensuite relus (par l’EDI-Éditeur de la méthode et les REL-Relecteurs) et publiés sur le site de la Méthode Tàlm (par les SCR-Scribe et le WEB-Webmaster) pour être rendus accessibles aux élèves.
Process:
I. Aller sur Google Drive:
A. Accéder au drive partagé de la méthode:
https://drive.google.com/drive/u/1/folders/0AHxJCs6vHZvKUk9PVA
B. Cliquer sur le dossier correspondant à l’instrument enseigné
C. Cliquer sur le dossier “Arborescence” qui est composé de dossiers pour chaque compétence
D. Cliquer sur le dossier du thème souhaité
E. Cliquer sur le dossier de la catégorie souhaitée
F. Cliquer sur le dossier de la compétence souhaitée
G. Cliquer sur le dossier du niveau souhaité
II. Créer le support du cours:
A. Appuyer sur le “+ Nouveau”
B. Cliquer sur “Google Docs” afin de créer un nouveau document
C. Renommer le document ainsi: “Nom de l’instrument – Niv.? : Intitulé du cours”
III. Mettre en place la trame de rédaction (donnée par l’EDI-Éditeur de la méthode):
A. Haut de page:
a. Nom Prénom
c. Aller à la ligne: Nom de l’instrument
c. Aller à la ligne et centrer: écrire un titre avec l’intitulé du cours et le niveau
B. Introduction:
a. Renseigner les compétences nécessaires pour ce cours
b. Faire une phrase d’introduction
IV. Rédiger le cours
On peut écrire un cours personnel ou prendre des informations trouvées sur internet ou toute autre source externe.
V. Ajouter des médias:
Plusieurs possibilités:
>SI il s’agit de photo:
A. Télécharger la ou les photos souhaitées
B. Créer un dossier dans le dossier de votre cours afin de déposer vos photos
C. Appuyer sur “+ Nouveau”
D. Cliquer sur “Importer un fichier”
E. Choisir la ou les photos
F. Renommer la ou les photos de manière claire
G. Copier le lien Drive de la photo déposée
H. Aller sur le GoogleDocs du cours et insérer la photo
I. Copier le lien de la photo en dessous
> SI il s’agit d’une vidéo
A. Aller sur la vidéo Youtube souhaitée
B. Copier le lien de la vidéo
C. Coller le lien sur le GoogleDocs du cours à l’endroit souhaité
On peut aussi rajouter en dessous la partie de la vidéo que l’on souhaite montrer aux élèves (ex: lien youtube 1:04-2:54)
VI. Mettre en page
A. Mettre certaines parties importantes en gras, souligné, italique etc..
B. Indiquer clairement au SCR-Scribe une éventuelle redirection vers un cours déjà publié (ex: “ici merci de rediriger vers mon cours sur la position des doigts”)
VII. Relire et corriger
A. Faire attention à la véracité des propos et termes utilisés
B. Faire attention à l’orthographe, la conjugaison, la grammaire etc..
C. Faire attention aux répétitions
VII. Partager le cours sur Discord
A. Copier le lien du cours écrit
B. Aller sur le ticket #cours-à-intégrer
C. Écrire un seul message qui contient:
Nom Prénom
Nom de l’instrument – Niv.? : Intitulé du cours
Lien Google Docs du cours
Pour consulter un exemple très complet (avec beaucoup de sous-étapes), vous pouvez vous rendre sur cet article : https://www.coulisses.tousalamusique.com/tel-telephoniste-process-demarchage-telephonique/
F.A.Q
Sur ce dossier Drive
Choisir le dossier correspondant au pôle souhaité puis au rôle souhaité et enfin créer un dossier pour votre mission.
Dépôt du lien Google Doc du process à intégrer ici :
https://discord.com/channels/698991113918349382/814043810208153650/814045116536848405
La rédaction du process est à déclarer dans les heures du rôle ou de la mission concerné-e.
Par exemple : si je rédige des process du rôle INS-Instrumentier pendant 1h, je déclare 1h de travail d’INS-Instrumentier.
Certains rôles sont occupés par un grand nombre de membres (PRO-Professeur, AUT-Auteur etc..). Dans ce cas, l’écriture/relecture du process se fait de manière collective, l’organisation du travail est laissée à la discrétion des personnes concernées (tant que ça fonctionne).
Evidemment! C’est même mieux!
Il faut d’abord bien réfléchir à la manière de présenter les choses : être très précis et expliquer comme à quelqu’un qui vient de débarquer à Tàlm. Si besoin, on peut également missionner le VID-Vidéaste pour passer commande s’il ne s’agit pas d’un enregistrement d’écran. Avant de faire une vidéo tuto, il est préférable d’écrire le process, puis ensuite de se baser sur celui-ci pour la vidéo (comme un script) avec une réelle mise en situation. Cependant si le process est déjà rédigé, on peut tout à fait y ajouter un tuto ou schéma etc..
On peut aussi prendre une vidéo youtube déjà existante si elle s’adapte aux besoins.
Pour faire un enregistrement d’écran, vous pouvez utiliser un logiciel gratuit comme Captura : https://framalibre.org/content/captura
Chaque cas est particulier : contactez votre responsable de pôle pour obtenir plus d’informations.
A avoir un endroit dédié aux missions à réaliser : plus besoin d’aller farfouiller dans les salons et tickets Discord, puis dans Google Drive etc..
C’est simplement un outil supplémentaire pour rassembler toutes les infos et ressources utiles pour les membres de l’association.
Que ce soit pour les membres actuels qui sont perdus ou qui veulent simplement avoir une vue d’ensemble de l’asso et savoir exactement ce que font les autres rôles, ou pour les futurs membres qui souhaitent se renseigner ou qui viennent d’arriver et veulent en savoir plus sur ce qu’ils doivent faire exactement.
La règle générale, c’est qu’il faut tout de même écrire le process général théorique, même si ce n’est pas celui que vous appliquez vous-même dans le cadre de votre mission.
Deux cas de figure :
- soit vous considérez que le process de base est OK et que vous faites juste quelques arrangement qui vous sont propres pour gagner du temps, vous indiquez en commentaire à côté du process théorique vos conseils/astuces (à la manière des encarts “astuce de pro” dans les livres Pour les Nuls).
- soit vous considérez que le process de base est problématique ou inadapté, et dans ce cas vous en discutez avec votre responsable de pôle pour voir s’il ne serait pas plus judicieux de changer carrément le process de base et d’y inclure votre façon de faire
Tout d’abord, on peut commencer par faire une liste des missions réalisées par ce rôle puis expliquer brièvement en quoi consiste chacune de ces missions.
Ensuite, pour ces rôles très techniques qui nécessitent qu’ils soient endossés par des personnes ayant déjà certaines compétences et connaissances : inutile d’expliquer chaque détail technique.
Il faut expliquer le process de votre mission en s’imaginant que vous l’expliquez à un collègue qui possède déjà un niveau de connaissance suffisant sur le sujet.
Il est quand même possible de partager de la documentation technique préexistante (vidéo youtubes, blogs explicatifs etc..)
L’idée générale est la suivante : il faut que la personne qui vous succédera puisse avoir tous les éléments pour être à l’aise avec le fonctionnement de l’association.
A chaque fois qu’un process de mission est fini, vous pouvez le partager avec votre responsable de pôle sur Discord..
Celui-ci va le relire et vous faire un feedback.
Une fois qu’il est entièrement corrigé, il sera déposé sur le salon #process-a-integrer mis en ligne sur le site de la méthode par les personnes désignées pour accomplir cette mission.